Chắc hẳn mọi chủ quán đều mong muốn có một buổi khai trương nhà hàng, quán cafe thật hoàn hảo. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, trong những năm gần đây, nhiều chủ quán đã lựa chọn tổ chức buổi khai trương thử – soft opening.
Trước đây, HomeNest nhận thấy có khá nhiều chủ quán “nôn nóng” đưa quán vào hoạt động mà không tổ chức soft opening, dẫn đến nhiều sự cố không mong muốn. Để giúp bạn chuẩn bị tốt nhất và xử lý các tình huống phát sinh, Blog HomeNest sẽ giải thích chi tiết về buổi khai trương thử và chia sẻ những kinh nghiệm quý báu khi thực hiện soft opening.
1. Soft opening là gì?
Soft opening, hay còn gọi là khai trương thử, là những hoạt động diễn ra trước khi chính thức mở cửa, nhằm thử nghiệm sản phẩm và dịch vụ. Đây là bước chuẩn bị quan trọng, thường diễn ra trước buổi khai trương chính thức (grand opening), giúp các chủ quán có thể điều chỉnh và hoàn thiện mọi thứ. Soft opening được xem là bước đệm không thể thiếu để đảm bảo sự thành công cho ngày khai trương chính thức của quán.
Soft opening là gì?
2. Tại sao quán của bạn cần phải chạy soft opening trước khi khai trương
Trong ngày khai trương, không thể tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn như nhân viên thiếu kinh nghiệm, khách quá đông, hoặc những phản hồi không tích cực từ khách hàng. Chính vì vậy, nhiều chủ quán lựa chọn tổ chức soft opening như một biện pháp để chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.
Mục đích của buổi khai trương thử là kiểm tra quy trình hoạt động, trang thiết bị, nguyên vật liệu, kỹ năng của nhân viên, chất lượng đồ uống, menu, giá cả và dịch vụ… Đồng thời, buổi soft opening giúp thu thập phản hồi từ khách hàng để từ đó có chiến lược sửa đổi, điều chỉnh, đảm bảo ngày khai trương chính thức diễn ra thành công. Dưới đây là 5 lý do bạn nên tổ chức buổi soft opening:
- Đào tạo nhân viên
- Chuẩn bị menu với các sản phẩm tốt nhất
- Nhận phản hồi sớm từ khách hàng
- Lên kịch bản ứng phó với các tình huống xấu
- Lập chiến lược đảm bảo vận hành suôn sẻ trước ngày khai trương
Đây là sự kiện quan trọng, đồng thời cũng là cơ hội để giới thiệu và quảng bá quán đến với khách hàng. Soft opening mang lại nhiều lợi ích, không chỉ giúp chủ quán và nhân viên ứng phó với các tình huống bất ngờ mà còn giúp xác định và khắc phục các vấn đề, chuẩn bị cho buổi khai trương chính thức.
3. Cần chuẩn bị gì cho soft opening?
3.1. Chọn thời gian
Thông thường, chủ quán sẽ tổ chức khai trương thử trong khoảng thời gian từ 5 – 10 ngày, trước ngày khai trương chính thức khoảng 15 ngày (1 – 2 tuần). Điều này giúp chủ quán và đội ngũ nhân viên có đủ thời gian chuẩn bị, kiểm tra khả năng phục vụ, đồng thời khắc phục những sai sót trong menu, nhân sự, trang trí và setup.
3.2. Lựa chọn khách mời
Việc lên danh sách khách mời là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho buổi soft opening. Bạn cần chuẩn bị thiệp mời để gửi đến khách hàng một cách trang trọng và thể hiện sự mong đợi tham dự của họ.
Khách mời có thể là gia đình, bạn bè hoặc bạn bè của bạn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người thân và bạn bè thường khó đưa ra phản hồi mang tính xây dựng vì sợ làm bạn tổn thương.
Ngoài ra, bạn cũng có thể mời các doanh nghiệp lân cận, những người có ảnh hưởng trong cộng đồng. Tuy nhiên, việc mời những vị khách này cũng có mặt trái cần cân nhắc.
3.3. Hình thức truyền thông đến khách hàng
Khi mở một nhà hàng hoặc quán cafe tại một khu vực mới, nơi khách hàng chưa biết đến, chủ quán cần sử dụng các phương tiện truyền thông để thu hút khách đến trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ và không gian quán.
Các hình thức truyền thông phổ biến bao gồm digital marketing (KOLs, website…) và các mạng xã hội như Instagram, Tiktok, fanpage để chạy quảng cáo Facebook Ads về chương trình soft opening.
Bên cạnh truyền thông online, các quán cafe thường chú trọng đến việc thu hút khách tại địa phương bằng cách in banner, băng rôn lớn để treo tại quán.
3.4. Các chương trình khuyến mãi
Để thu hút khách hàng trong ngày khai trương, chủ quán cần chuẩn bị những chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Các ưu đãi này giúp quán trở thành lựa chọn ưu tiên của khách hàng trong suốt thời gian soft opening. Một số chương trình khuyến mãi có thể bao gồm:
- Mua 1 tặng 1 hoặc mua 2 tặng 1
- Giảm giá/ đồng giá
- Giảm giá combo hoặc set đồ ăn, giảm giá tổng bill
- Voucher/ Quà tặng…
Các chương trình khuyến mãi cho buổi soft opening
4. Những lưu ý để buổi khai trương thử đạt hiệu quả
Thu thập đánh giá từ khách hàng
Trong các buổi khai trương thử, khách hàng thường sẽ đưa ra những đánh giá và góp ý về quán, có thể trực tiếp nói chuyện với nhân viên hoặc chủ quán/ quản lý. Vì vậy, chủ quán cần luôn có mặt tại quán để không chỉ giám sát và giải quyết vấn đề kịp thời mà còn trực tiếp thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng. Hầu hết khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến với chủ quán thay vì nhân viên.
Ngoài việc thu thập đánh giá bằng phiếu khảo sát, HomeNest khuyên bạn nên trực tiếp trò chuyện với khách mời để nhận được những góp ý chân thành. Chính khách hàng sẽ cung cấp cho bạn những ý tưởng điều chỉnh chính xác nhất.
Một số vấn đề bạn nên chủ động hỏi thăm khách hàng trong giai đoạn khai trương thử bao gồm mức giá menu, số lượng món ăn, chất lượng món và phong cách phục vụ.
Phân tích đánh giá và khắc phục
Các chủ quán cần chắc chắn rằng tất cả các ý kiến và phản hồi từ khách hàng đều được ghi chép lại. Sau buổi soft opening, chủ quán nên tổ chức các cuộc họp nội bộ từ cấp quản lý đến các bộ phận để thống nhất và tìm cách khắc phục các vấn đề đã gặp phải.
Lên chiến lược khắc phục những lỗi đang mắc phải trong buổi Soft opening
Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe
Để quán của bạn trở nên chuyên nghiệp và tạo ấn tượng mạnh mẽ trong mắt khách hàng trong những buổi soft opening, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe HomeNest FnB.
Phần mềm không chỉ giúp bạn dễ dàng lên đơn cho khách ngay tại bàn mà còn hỗ trợ kiểm tra tình trạng bàn đặt trước, theo dõi tình trạng bàn trống để khách không phải chờ lâu. Hơn nữa, nó giúp quản lý thông tin hóa đơn, tự động tính tiền và in hóa đơn nhanh chóng, tránh sai sót trong những ngày soft opening khi quán thường đông khách.
Đặc biệt, HomeNest FnB còn cho phép bạn tạo các chương trình khuyến mãi hấp dẫn như giảm giá theo phần trăm, giảm giá theo số tiền, đồng giá hay tặng món, giúp thu hút khách hàng đến trải nghiệm. Nếu quán của bạn chưa sử dụng phần mềm HomeNest FnB, hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay để khám phá những tính năng hữu ích này!
Soft opening đang ngày càng trở nên phổ biến với các chủ quán nhờ những lợi ích mà chiến lược này mang lại. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các yếu tố như đào tạo nhân viên, hoàn thiện giá cả, gửi lời mời và chuẩn bị danh sách khách mời, bạn đã sẵn sàng cho một buổi soft opening thành công.
