Ngày khai trương nhà hàng là một sự kiện quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu trong hành trình kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức, không thể tránh khỏi những tình huống không mong muốn, dẫn đến các sai sót do nhiều yếu tố như đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc quy trình vận hành chưa được tối ưu.
Vậy làm thế nào để đảm bảo thành công trong ngày khai trương? Bài viết này sẽ giúp các chủ nhà hàng hiểu rõ hơn về sự kiện khai trương – grand opening và những yếu tố quan trọng cần lưu ý để nhà hàng có một khởi đầu suôn sẻ và thành công.
1. Grand opening là gì?
Khai trương, hay còn gọi là Grand Opening, là một sự kiện quan trọng không thể thiếu đối với các nhà hàng, quán cafe. Lễ khai trương không chỉ mang ý nghĩa đánh dấu một khởi đầu may mắn và thành công cho doanh nghiệp, mà còn có giá trị truyền thông mạnh mẽ. Đây là cơ hội để nhà hàng tiếp cận khách hàng nhanh chóng, giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, đồng thời thu hút các khách hàng tiềm năng.
Grand opening là gì?
2. Khai trương nhà hàng cần chuẩn bị những gì?
Khai trương nhà hàng cần chuẩn bị gì? Luôn là một câu hỏi mà nhiều chủ nhà hàng thường gặp khó khăn trong việc trả lời. Làm thế nào để buổi khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công? Dưới đây là những công việc mà chủ nhà hàng cần làm để thu hút khách hàng cho nhà hàng mới khai trương của bạn!
2.1. Bắt đầu với buổi khai trương thử – Soft opening
Buổi khai trương thử – Soft opening là cơ hội để chủ quán chuẩn bị kỹ lưỡng và hoàn thiện các kế hoạch cho ngày khai trương chính thức. Thông qua buổi thử, bạn có thể chốt lại các chi tiết quan trọng như thời gian, danh sách khách mời, setup, trang trí nhà hàng, đào tạo nhân viên… Để có sự chuẩn bị tốt nhất, bạn nên thực hiện buổi khai trương thử ít nhất 1 – 2 tuần trước ngày Grand opening. Điều này sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa các sai sót không mong muốn và giúp nhà hàng tiếp cận khách hàng hiệu quả.
2.2. Chọn ngày “đặc biệt”
Ngày khai trương được xem là một trong những ngày quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh, vì vậy việc chọn ngày đặc biệt, hợp tuổi và mang lại may mắn là rất quan trọng. “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành” – do đó, bạn nên lựa chọn ngày khai trương kỹ càng, chọn thời khắc tốt, giờ lành, phù hợp với tuổi tác của chủ cửa hàng, đồng thời đảm bảo thời tiết đẹp và chọn ngày cuối tuần để thu hút đông đảo khách hàng. Chủ quán có thể tham khảo các hướng dẫn về cách chọn ngày khai trương để đảm bảo sự thuận lợi cho việc kinh doanh.
2.3. Xây dựng chủ đề phù hợp
Một trong những yếu tố quan trọng khi tổ chức khai trương là xây dựng chủ đề phù hợp. Hiện nay, có rất nhiều sự kiện khai trương có chủ đề tương tự nhau, điều này có thể khiến buổi lễ trở nên thiếu ấn tượng. Để sự kiện khai trương của nhà hàng bạn nổi bật và tạo dấu ấn riêng, chủ quán nên chọn một chủ đề hấp dẫn, độc đáo và phù hợp với phong cách, đặc trưng của nhà hàng. Hãy sáng tạo với những chủ đề gần gũi, dễ hiểu nhưng vẫn gây được sự chú ý, khiến khách mời nhớ lâu.
2.4. Xác định chi phí tri ân khách hàng
Để thu hút khách tham gia buổi khai trương, bạn cần có một lý do thuyết phục. Một trong những cách hiệu quả là giới thiệu các món ăn đặc sắc của nhà hàng để khách mời thưởng thức ngay tại sự kiện. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn vừa tổ chức khai trương vừa giới thiệu sản phẩm của mình. Bên cạnh đó, các chương trình khuyến mãi, tặng quà, giảm giá sản phẩm cũng là cách tuyệt vời để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.
Ngoài ra, các trò chơi đơn giản như quay số, phi tiêu, rút thăm trúng thưởng sẽ làm tăng sự hấp dẫn của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần phải cân nhắc đối tượng khách hàng của mình để thiết kế các trò chơi phù hợp. Chủ nhà hàng cũng cần xác định trước ngân sách cho các hoạt động này để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà không vượt quá chi phí dự kiến.
2.5. Đào tạo nhân sự
Nhân viên là bộ mặt của nhà hàng, vì vậy việc đào tạo nhân viên một cách bài bản là cực kỳ quan trọng. Họ cần được huấn luyện quy trình đón tiếp khách hàng, cách phục vụ tận tâm và thái độ chuyên nghiệp, nhằm tạo ấn tượng tốt nhất với khách. Bên cạnh đó, việc phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên trong ngày khai trương là cần thiết để mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Để đảm bảo công tác chuẩn bị tốt nhất, bạn nên tuyển dụng nhân viên trước ngày khai trương để có đủ thời gian đào tạo. Hãy chọn những người có kinh nghiệm, năng động và chuyên nghiệp để mang đến dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng.
3. Những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức grand opening
3.1. Xin giấy phép tổ chức grand opening cho nhà hàng
Khi tổ chức buổi lễ khai trương nhà hàng hoặc quán cafe, bạn cần xin phép chính quyền địa phương để tổ chức sự kiện. Việc tổ chức có thể gây ồn ào hoặc ảnh hưởng đến giao thông, do đó, bạn nên nộp hồ sơ xin cấp phép ít nhất 30 ngày trước sự kiện để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức.
Các giấy tờ cần chuẩn bị để xin giấy phép bao gồm:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty tổ chức.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và hợp đồng đăng ký với đơn vị tổ chức sự kiện.
- Giấy ủy quyền từ khách hàng và công ty tổ chức sự kiện.
- Hợp đồng ký kết với chủ địa điểm và nội dung chương trình.
- Nếu có tiết mục ca nhạc hoặc văn nghệ, cần giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
- Nếu có chương trình khuyến mãi hoặc rút thăm trúng thưởng, cần sự cho phép từ Sở Công thương.
- Thông tin về việc bán vé sự kiện (nếu có), bao gồm mẫu vé bán.
3.2. Phương pháp truyền thông đến khách hàng
Mặc dù khai trương truyền thống có thể thu hút khách hàng từ khu vực xung quanh (như khách qua đường hoặc người sống gần đó), nhưng các phương tiện truyền thông truyền thống như thiệp mời, tờ rơi, banner hay băng rôn không thể tiếp cận được nhiều khách hàng.
Ngày nay, khi khách hàng dành phần lớn thời gian trên Internet, các hình thức truyền thông kỹ thuật số sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Bạn có thể sử dụng các kênh như mạng xã hội (Instagram, TikTok, fanpage Facebook Ads…), digital marketing (KOLs, website, Google Ads, SEO từ khóa trên Google…) để thông báo về sự kiện khai trương. Hãy bắt đầu truyền thông trước ngày khai trương một thời gian đủ dài để xây dựng cộng đồng khách hàng tiềm năng cho nhà hàng của mình.
3.3. Các chương trình khuyến mãi
Chương trình khuyến mãi là cách hiệu quả để thu hút khách hàng đến với nhà hàng mới khai trương. Một số gợi ý chương trình khuyến mãi có thể áp dụng:
- Mua 1 tặng 1 hoặc mua 2 tặng 1
- Giảm giá hoặc đồng giá
- Giảm giá combo hoặc set đồ ăn, giảm giá tổng hóa đơn
- Voucher/ Quà tặng
- Thẻ thành viên
- Miễn phí đồ uống
- Miễn phí nâng cấp (upsizing)
3.4. Tạo ấn tượng trong ngày khai trương
Để buổi khai trương thêm phần sôi động và hấp dẫn, bạn có thể tạo dấu ấn với khách hàng bằng những ý tưởng sáng tạo như:
- Trang trí không gian tại địa điểm khai trương: cổng bong bóng, cổng hơi, rối hơi, bong bóng thả trần, treo banner…
- Tạo không khí sôi động với hệ thống âm thanh, ánh sáng kết hợp các tiết mục biểu diễn như múa lân sư rồng, đánh trống hội, ca hát, nhảy múa…
- Lên kế hoạch chương trình một cách thông minh, hợp lý để không gây cảm giác nhàm chán, giữ chân khách hàng tham gia sự kiện lâu hơn.
3.5. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng
Để nâng cao tính chuyên nghiệp cho nhà hàng, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng HomeNest. Đây là một công cụ mạnh mẽ mang đến nhiều tiện ích giúp bạn quản lý nhà hàng hiệu quả, phục vụ khách hàng nhanh chóng và giảm thiểu tối đa sai sót trong ngày khai trương.
- Đặt order cho khách tại bàn dễ dàng
- Tránh nhầm lẫn và sai sót trong đơn hàng
- Tính tiền tự động và in hóa đơn nhanh chóng
- Quản lý bàn đặt trước, theo dõi tình trạng bàn trống để khách không phải chờ đợi lâu
- Khách hàng có thể đặt bàn trực tuyến mà không cần đến trực tiếp
Ngoài ra, phần mềm còn cho phép bạn tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi hấp dẫn (giảm giá phần trăm, giảm giá theo số tiền, đồng giá, tặng món) để thu hút khách đến với nhà hàng.
Nếu nhà hàng của bạn chưa sử dụng phần mềm HomeNest, hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm những tính năng tiện ích này!
Trên đây là các thông tin về grand opening, các công việc cần làm và những yếu tố quan trọng để khai trương nhà hàng thành công. HomeNest hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tổ chức buổi khai trương hiệu quả và thu hút nhiều khách hàng quan tâm đến sự kiện.
Chúc bạn khai trương hồng phát và kinh doanh thành công!
CHI TIẾT LIÊN HỆ:
Hotline: 0898 994 298
