Hướng dẫn xây dựng chiến lược Email Marketing hiệu quả dành cho các nhà quản lý, giúp bạn tạo ra một kế hoạch từng bước, cá nhân hóa và phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Mỗi ngày, tôi thường dành khoảng 30 phút vào buổi sáng và cuối ngày để kiểm tra và phản hồi email. Thỉnh thoảng, tôi cũng kiểm tra nhanh vào giữa buổi để xử lý các email quan trọng khác. Có thể bạn dành thời gian cho email nhiều hơn tôi, và thực tế, rất nhiều người cũng làm như vậy. Chính vì thế, Email Marketing đã trở thành một kênh quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, triển khai Email Marketing không chỉ đơn giản là gửi email cho hàng trăm nghìn người hoặc chào bán sản phẩm dịch vụ hàng ngày. Nếu bạn làm như vậy, các bộ lọc spam sẽ nhanh chóng chặn các email của bạn, đồng thời khiến khách hàng cảm thấy tiêu cực về thương hiệu của bạn, làm giảm hiệu quả nỗ lực của bạn.
Để triển khai Email Marketing hiệu quả, bạn cần có một tư duy chiến lược, xây dựng kế hoạch khoa học và đúng đắn. Và để làm được điều này, trước tiên bạn cần…
1. Hiểu hơn về Email Marketing
Email Marketing là quá trình tiếp cận, tương tác với đối tượng mục tiêu thông qua email.
Email marketing giúp doanh nghiệp của bạn tăng trưởng bằng cách cung cấp các nội dung giá trị, có định hướng và đúng thời điểm cho những người đăng ký email và khách hàng, giúp đỡ và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với họ qua thời gian.
1.1. Khi nào thì sử dụng Email Marketing?
Email Marketing có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, và dưới đây là một số trường hợp phổ biến:
- Xây dựng mối quan hệ: Kết nối với khách hàng thông qua các nội dung được cá nhân hóa, tạo dựng sự gắn kết và tin tưởng.
- Xây dựng nhận thức thương hiệu: Đảm bảo thương hiệu của bạn luôn ở trong tâm trí khách hàng khi họ cần tìm kiếm sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp.
- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ: Tại những thời điểm thích hợp, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Tạo danh sách khách hàng tiềm năng: Tương tác với đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, khơi gợi sự quan tâm và thúc đẩy họ thực hiện hành động.
- Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Cung cấp nội dung có giá trị, hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng tiềm năng để giúp họ đạt được mục tiêu của mình.
- Quảng bá nội dung: Đưa các nội dung của bạn đến đúng đối tượng khách hàng quan tâm, vào thời điểm thích hợp.
1.2. Lợi ích của Email Marketing
Lợi ích của Email Marketing có lẽ không cần nói bạn cũng hiểu, nhưng hãy cùng nhìn qua một số số liệu chứng minh lợi ích của Email Marketing:
- Theo thống kê của Statista, có hơn 4 tỷ người dùng email trên toàn thế giới. Trong đó có hơn 1.5 tỷ người dùng Gmail, Outlook khoảng 400 triệu và Yahoo! Mail khoảng 230 triệu… số liệu vẫn đang tăng lên mỗi năm
- Tính đến năm 2021, cứ chi $1 cho email thì thu về $36
- 79% Marketer liệt kê Email Marketing nằm trong top 3 kênh marketing hiệu quả nhất
- Email Marketing thúc đẩy chuyển đổi cao hơn bất kỳ kênh marketing nào khác, bao gồm cả mạng xã hội và tìm kiếm tự nhiên
- Tỷ lệ mở email trung bình là 21.73%, cao hơn 3 lần so với tỷ lệ tương tác trên Facebook
Đối với doanh nghiệp B2B:
- 31% B2B Marketer cho rằng bản tin email là cách nuôi khách hàng tiềm năng tốt nhất
- Email marketing là kênh marketing được sử dụng nhiều thứ 3
- Tương tác qua email là thước đo quan trọng thứ 4, cao hơn cả tương tác mạng xã hội, xếp hạng tìm kiếm
Đối với doanh nghiệp B2C:
- 37% B2C Marketer gửi email hàng ngày cho người đăng ký của họ
- 60% doanh nghiệp TMĐT, tiêu dùng, dịch vụ và bán lẻ đang cá nhân email dựa trên dữ liệu mua hàng trước đó của khách hàng
LƯU Ý: Mặc dù kênh Email Marketing có thể không được nhiều doanh nghiệp B2C ưa chuộng, nhưng khi bạn thay đổi cách tiếp cận từ “bán hàng” sang “nuôi dưỡng khách hàng”, bạn sẽ nhận ra tiềm năng to lớn mà Email Marketing mang lại. Điều này có thể giúp bạn tạo ra sự khác biệt rõ rệt so với các đối thủ cạnh tranh.
Đối với thương mại điện tử:
- 57,2% Marketer cho biết các thương hiệu thương mại điện tử mà họ có từ 1.000 đến 10.000 email khách hàng tiềm năng đang được chăm sóc qua email marketing
- 85,7% Marketer lĩnh vực TMĐT sử dụng email marketing để tăng nhận thức thương hiệu
- Khoảng 72% cho biết thách thức lớn nhất của họ là là tỷ lệ mở email thấp
Và quan trọng, với xu hướng bảo mật dữ liệu ngày càng gia tăng, Apple xiết chặt quyền riêng tư, Google tiến tới loại bỏ third-party cookie vào cuối 2023 dẫn tới số liệu quảng cáo trên các nền tảng Google, Facebook không còn đáng tin cậy như trước.
Vì thế, giao tiếp trực tiếp với khách hàng thông qua email, số điện thoại là một giải pháp đáng tin cậy hơn và bạn kiểm soát tốt hơn.
Email là kênh giao tiếp trực tiếp và do bạn kiểm soát hoàn toàn.
Theo Báo cáo khảo sát các CMO năm 2022 của Gartner, Email Marketing được phân bổ 9,7% ngân sách marketing – luôn là kênh marketing quan trọng hàng đầu.
Như vậy, rõ ràng các doanh nghiệp khác vẫn đang triển khai mạnh mẽ chiến lược Email Marketing và tiếp tục đầu tư nhiều hơn trong tương lai.
Tuy nhiên, vấn đề lớn là nhiều doanh nghiệp chưa biết cách triển khai đúng cách, dẫn đến chiến dịch email marketing có tỷ lệ mở thấp và gây lãng phí nguồn lực.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách xây dựng chiến lược và triển khai Email Marketing một cách hiệu quả.
2. Xây dựng chiến lược email marketing
Đừng bắt đầu chiến dịch email marketing bằng cách thiết kế một email giới thiệu sản phẩm “thật đẹp” rồi gửi cho tất cả các địa chỉ email bạn có.
Thay vào đó, hãy bắt đầu với việc xây dựng một chiến lược email marketing thông minh theo các bước sau:
- Nghiên cứu
- Thiết lập mục tiêu cho chiến dịch email marketing
- Chọn phương pháp xây dựng danh sách email
- Xây dựng kịch bản gửi email
- Lựa chọn công cụ triển khai email marketing
Lưu ý: Hướng dẫn này dành cho các nhà quản lý muốn hiểu phương pháp xây dựng chiến lược hiệu quả, từ đó áp dụng trên bất kỳ công cụ email marketing nào (không phải hướng dẫn kỹ thuật chi tiết cho từng chiến dịch).
2.1. Nghiên cứu
Trong bước đầu tiên, có hai điều quan trọng bạn cần làm: nghiên cứu thương hiệu và nghiên cứu đối tượng mục tiêu.
- Nghiên cứu thương hiệu giúp bạn hiểu cách sử dụng hình ảnh và giọng văn phù hợp trong email, từ đó thúc đẩy nhận thức thương hiệu qua từng email gửi đi.
- Nghiên cứu đối tượng mục tiêu giúp bạn biết loại nội dung nào sẽ thu hút sự tương tác của họ, hiểu rõ các mục tiêu của khách hàng và xây dựng chân dung khách hàng chính xác.
Ví dụ về bản chân dung khách hàng mục tiêu
Từ đó kết nối lại với những gì bạn cung cấp hướng tới: Thương hiệu của bạn có sản phẩm/ giải pháp tốt nhất giúp họ đạt được mục tiêu cá nhân.
Đọc thêm:
- Nghiên cứu khác hàng
- Nghiên cứu thị trường
- Hành trình khách hàng
- Chiến lược thương hiệu
- Tính cách thương hiệu
- Hình mẫu thương hiệu
- Kiến trúc thương hiệu
- Nhận thức thương hiệu
- Quản trị thương hiệu
2.2. Thiết lập mục tiêu email marketing
Tiếp theo, bạn cần thiết lập mục tiêu cụ thể cho chiến dịch email marketing.
Ví dụ, trong lĩnh vực Tài chính, với 10% ngân sách được phân bổ, mục tiêu của bạn có thể là tạo ra khoảng 100.000 lượt truy cập từ email marketing vào website, đảm bảo rằng đối tượng khách hàng tiềm năng là người nhận email.
Với mục tiêu như vậy thì dựa theo số liệu trung bình về email marketing (Báo cáo của Campaign Monitor)
Ta ước lượng được số email cần gửi đi và số email cần có trong danh sách email đăng ký như sau:
Giả sử bạn không quan tâm đến số lượng khách hàng mới và không lo về việc tỷ lệ tương tác giảm dần qua các email, bạn có thể:
- Gửi một email mỗi tuần, liên tục trong 52 tuần.
- Gửi cho danh sách hơn 88.000 email đăng ký.
Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý: Khách hàng thường chỉ tương tác tích cực với các email đầu tiên, và tỷ lệ tương tác sẽ giảm dần theo thời gian. Vì vậy, việc đặt mục tiêu như trên có thể không mang lại hiệu quả như mong đợi.
Vì vậy, bạn cần nghiên cứu thêm để hiểu rõ vòng đời của mỗi email hoặc thử nghiệm dần dần để có kết quả chính xác nhất.
Hơn nữa, nếu chỉ gửi email cho nhóm khách hàng cố định trong một thời gian dài mà không có sự thay đổi, chiến dịch cũng sẽ không đạt được kết quả như mong muốn.
Do đó, bạn cần thực hiện hai việc quan trọng:
- Tăng tần suất gửi email hiệu quả bằng cách gửi nội dung có giá trị cao, cá nhân hóa và đúng thời điểm đến những người đã đăng ký.
- Tìm cách thu hút thêm nhiều email đăng ký mới.
Lưu ý: Một số chỉ số như tỷ lệ mở (Open Rates) có thể không còn đáng tin cậy sau khi Apple cập nhật chính sách bảo mật trên iOS. Thay vào đó, bạn nên tập trung vào các chỉ số cuối cùng như tỷ lệ click và nguồn traffic từ email—những chỉ số có thể đo lường trực tiếp trên website.
Lưu ý thêm: Nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc tạo nội dung hay viết email marketing, các công cụ AI như ChatGPT có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí, thay thế cho hàng chục nhân viên.
Với những thông tin này, bạn có thể dễ dàng cân đối ngân sách và nguồn lực để thiết lập KPIs cho kênh email marketing của mình.
2.3. Chọn phương pháp xây dựng danh sách email
Để bắt đầu gửi email, bạn cần có một danh sách email, và tốt nhất là một danh sách mà người nhận đã cho phép bạn gửi thông tin liên quan đến họ. (Cách xây dựng danh sách email sẽ được chia sẻ ở phần dưới đây).
Lúc này, bạn cần phân tích cách mà khách hàng tiềm năng sẽ đăng ký vào danh sách email của bạn.
Dựa trên những insights đã phân tích trước đó, bạn cần xác định các phương pháp cụ thể để thu hút họ trở thành người đăng ký.
Việc xây dựng danh sách email một cách tự nhiên (mũ trắng) sẽ mất thời gian, nhưng hiệu quả tích lũy dần sẽ mang lại giá trị lâu dài và bền vững, vượt trội hơn so với các phương pháp mũ đen.
2.4. Xây dựng kịch bản gửi email
Gửi email mà không có kịch bản phù hợp với đối tượng sẽ chỉ khiến bạn lãng phí nguồn lực và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
Nếu không có kịch bản gửi email rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai chiến dịch hiệu quả và việc tối ưu hóa cũng trở nên khó khăn hơn.
Kịch bản email là yếu tố quyết định chiến dịch email marketing bạn sẽ thực hiện. Dựa trên đó, bạn sẽ thiết kế các luồng gửi (workflows) phù hợp cho từng chiến dịch và nhóm đối tượng.
Một số loại chiến dịch email phổ biến bao gồm:
- Tăng traffic
- Tăng nhận thức thương hiệu
- Nuôi dưỡng mối quan hệ
- Thúc đẩy bán hàng (có thể theo chu kỳ hoặc theo sự kiện)
- Tái kích hoạt
Ngoài ra, bạn cũng nên phân chia các danh sách email để gửi nội dung phù hợp với từng nhóm đối tượng. Đồng thời, việc phân loại khách hàng tiềm năng theo các giai đoạn sẽ giúp bạn xác định thời điểm phù hợp để gửi email tái kích hoạt, giới thiệu sản phẩm, hoặc chuyển họ sang chiến dịch phù hợp hơn.
Lưu ý: Từ kịch bản, bạn có thể tính toán khối lượng công việc cần chuẩn bị cho giai đoạn thiết lập ban đầu và tối ưu các chiến dịch sau này.
2.5. Chọn công email marketing phù hợp
Có nhiều công cụ hỗ trợ triển khai email marketing, từ đơn giản đến phức tạp. Bạn cần nghiên cứu và thử nghiệm để chọn ra công cụ phù hợp với ngân sách và mục tiêu của mình.
Các công cụ này thường đi kèm với các tính năng như thu thập lead, thiết lập kịch bản gửi email và theo dõi hiệu quả chiến dịch.
Điều quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ khách hàng, xây dựng danh sách email, thiết lập kịch bản gửi email phù hợp và chuẩn bị các tài nguyên cần thiết. Các bước thiết lập chi tiết thường có sẵn trong các hướng dẫn và hỗ trợ từ nhà cung cấp công cụ.
Một số công cụ email marketing phổ biến 2022:
- Tổng thể tốt nhất: Mailchimp
- Tốt nhất cho tự động hóa: ActiveCampaign
- Dễ sử dụng nhất: MailerLite
- Bộ công cụ tất cả trong một tốt nhất: Hubspot
- Chi phí tốt nhất: Moosend
- Tối ưu cho thương mại điện tử: Drip
- Mã nguồn mở tốt nhất: Mautic
3. Xây dựng danh sách email như thế nào?
Có nhiều cách để xây dựng danh sách email, với ý tưởng chung là tiếp cận khách hàng ở các điểm chạm như website, mạng xã hội, hoặc bán hàng trực tiếp, và mời họ tham gia. Dưới đây là 4 phương pháp phổ biến:
- Cung cấp nội dung giá trị: Tạo ra các nội dung hữu ích khiến khách hàng tiềm năng tự nguyện đăng ký để nhận thông tin qua email. Đây là phương pháp tốt nhất, nhưng đòi hỏi nhiều công sức.
- Cung cấp quà tặng hoặc tài liệu: Mời khách hàng đăng ký nhận tài liệu hoặc quà tặng giá trị đổi lấy thông tin email của họ.
- Thu thập email khi khách hàng mua hàng: Yêu cầu email khi khách hàng hoàn tất mua sản phẩm, dùng cho mục đích liên lạc sau này.
- Mua danh sách email: Mặc dù có thể thực hiện, nhưng phương pháp này không được khuyến khích vì thường dẫn đến sự không chính xác và giảm hiệu quả lâu dài.
Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là khách hàng hiện nay rất quan tâm đến việc bảo vệ thông tin cá nhân, vì vậy việc mời họ tham gia danh sách email cần phải có giá trị cụ thể, tránh việc ép buộc.
Cách 3 (thu thập email qua mua hàng) phù hợp với các email liên quan đến chính sách bảo hành, thông tin sản phẩm đã mua, nhưng không hiệu quả khi gửi các thông tin khác.
Lưu ý: Tôi không khuyến khích bạn mua danh sách email (Cách 4).
Cách tiếp cận dễ thực hiện và mang lại hiệu quả bền vững nhất là trao đổi giá trị với khách hàng để họ chủ động đăng ký. Bạn có thể tạo ra các nội dung hữu ích, đi kèm biểu mẫu đăng ký để nhận quà tặng hoặc tài liệu giá trị.
Một số loại nội dung giá trị bạn có thể tạo bao gồm:
- Ebook (5-10 trang với nội dung giá trị)
- Infographics (hình ảnh minh họa dễ hiểu)
- Báo cáo hoặc nghiên cứu
- Checklist công việc
- Biểu mẫu (kế hoạch, câu hỏi, công thức)
- Slide đào tạo
- Webinar (hội thảo trực tuyến)
- Khóa học miễn phí
- Công cụ miễn phí hoặc bản miễn phí giới hạn tính năng
Ngoài ra, có hai cách khác nhưng khó thực hiện hơn:
- Pop-up chung: Form mời tham gia bật lên cho tất cả người dùng.
- Form đăng ký chân trang: Form ở phần chân trang của website, thường thấy ở các website B2B.
Quá trình tạo danh sách khách hàng tiềm năng gồm các bước sau:
- Tạo bài viết hay, liên quan trên website.
- Cung cấp quà tặng giá trị liên quan.
- Tạo form mời khách hàng tải tài liệu/quà tặng (có thể đặt trong bài viết hoặc pop-up). Các công cụ email marketing sẽ giúp bạn tạo form và thu thập email tự động.
- Quảng cáo bài viết trên Google, Facebook, chia sẻ trên group, SEO, v.v.
- Theo dõi và tối ưu chiến dịch.
Lưu ý khi tạo quà tặng và form đăng ký:
- Quà tặng là phần mở rộng có giá trị của bài viết.
- Quà tặng dễ phân phối (file nhẹ, dạng digital như PDF, video, ảnh…).
- Cung cấp giá trị lớn hơn mong đợi.
- Quà tặng liên quan trực tiếp đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.
- Quà tặng phản ánh bản sắc thương hiệu (hình ảnh, phông chữ, tông giọng).
- Kêu gọi hành động rõ ràng (Tải ngay, Đăng ký ngay).
- Form đăng ký nên đơn giản (Chỉ yêu cầu tên, email hoặc thêm số điện thoại).
Đây là bước đầu tiên để chuyển đổi độc giả thành khách hàng tiềm năng, vì vậy bạn cần tạo ấn tượng mạnh ngay từ đầu. Điều này sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho các chiến dịch email sau này.
Lưu ý: Sử dụng công cụ AI như ChatGPT có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí sản xuất nội dung và làm cho việc tạo ra các bài viết email trở nên dễ dàng hơn. Giờ chỉ cần tìm cách phân phối đến đúng đối tượng là đủ.
Đọc thêm:
- Mẫu kế hoạch SEO
- Mẫu kế hoạch Marketing
- Mẫu kế hoạch Digital Marketing
- Mẫu Ngân sách Marketing
4. Cách gửi Email Marketing hiệu quả
Bạn có danh sách khách hàng sẵn sàng nhận email, nhưng như đã đề cập trước đó, rất nhiều doanh nghiệp cũng đang triển khai email marketing và nhiều trong số đó không biết cách thực hiện đúng, dẫn đến việc gửi những nội dung kém chất lượng hoặc thậm chí bị đánh dấu là spam.
Nếu không biết cách gửi email marketing đúng cách, rất khó để vượt qua các bộ lọc spam của các ứng dụng email.
Vì vậy, dưới đây là một số phương pháp giúp bạn gửi email marketing hiệu quả và được chấp nhận:
- Sử dụng công cụ email marketing chuyên nghiệp: Các công cụ này giúp bạn quản lý danh sách, tạo chiến dịch và theo dõi hiệu quả.
- Áp dụng các phương pháp viết email tốt nhất: Viết nội dung hấp dẫn, dễ hiểu và có giá trị cho người nhận.
- Phân đoạn email marketing: Chia danh sách khách hàng thành các nhóm và gửi nội dung phù hợp với từng nhóm.
- Cá nhân hóa email marketing: Tạo ra các email được tùy chỉnh để tăng sự gắn kết với khách hàng.
- Tự động hóa email marketing: Sử dụng các công cụ tự động gửi email theo lịch trình và các kịch bản đã định sẵn.
Bằng cách thực hiện những phương pháp này, bạn có thể nâng cao hiệu quả chiến dịch email marketing và tránh bị đưa vào danh sách spam.
4.1. Sử dụng công cụ email marketing
Trong phần xây dựng chiến lược, tôi đã đề cập đến việc chọn công cụ để triển khai email marketing, và hiện có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực này.
Các công cụ email marketing cung cấp cho bạn hàng loạt tính năng hữu ích để thiết lập, tối ưu và theo dõi chiến dịch của mình, chẳng hạn như:
- Tạo biểu mẫu, Call to Actions (CTAs), và Landing Page để thu hút người đăng ký
- Thiết lập kịch bản và luồng email marketing
- Tải và xuất danh sách email
- Phân nhóm danh sách email và phân đoạn khách hàng tiềm năng
- Tính điểm tương tác (mở email, click vào liên kết)
- Cung cấp mẫu email đẹp và chuyên nghiệp
- Chạy thử chiến dịch và kiểm thử A/B
- Tự động hóa quy trình gửi email
- Phân tích hiệu suất chiến dịch
- Đưa ra các đề xuất tối ưu chiến dịch
Bên cạnh đó, khi sử dụng công cụ email marketing phổ biến, bạn cũng sẽ hưởng nhiều lợi ích, như:
- Tận dụng uy tín của nhà cung cấp để tăng tỷ lệ gửi email thành công vào hộp thư đến
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn email marketing
- Khả năng gửi email hàng loạt một cách nhanh chóng
- Hệ thống ít gặp lỗi
- Theo dõi dữ liệu chính xác và trong thời gian thực
Nhiều nhà cung cấp cũng cho phép sử dụng phiên bản miễn phí để trải nghiệm. Nếu sau khi dùng thử bạn cảm thấy phù hợp, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí để triển khai chiến dịch mạnh mẽ hơn.
4.2. Áp dụng phương pháp viết email hay nhất
Các hệ thống email marketing tốt nhất chỉ hỗ trợ một phần trong chiến dịch của bạn, yếu tố quyết định vẫn nằm ở chất lượng nội dung email mà bạn gửi.
Mục tiêu chính của mỗi email là thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng và duy trì mức độ tương tác lâu dài với người nhận.
Vì vậy, có rất nhiều yếu tố cần tối ưu trong nội dung email. Dưới đây là một số phương pháp viết email hiệu quả:
- Đơn giản: Giữ cho nội dung email dễ hiểu và không quá phức tạp.
- Nội dung: Đảm bảo nội dung phù hợp với bản sắc thương hiệu, nhất quán giữa các email và có độ dài hợp lý.
- Hình ảnh: Sử dụng thiết kế chuyên nghiệp, có dấu ấn thương hiệu riêng.
- CTA (Call to Action): Đặt lời kêu gọi hành động rõ ràng, dẫn người nhận đến một nội dung hoặc đề nghị hấp dẫn khác.
- Thời gian gửi: Căn cứ vào phân tích người dùng để chọn thời điểm gửi email tối ưu. Thống kê cho thấy, giờ ăn trưa hoặc cuối giờ làm việc (khoảng 11h) là thời gian tốt nhất để gửi email.
- Tối ưu hóa cho di động: Đảm bảo email hiển thị tốt trên thiết bị di động, với phông chữ dễ đọc và nội dung phù hợp.
- Tối ưu hóa cho Dark Mode: Cần thiết kế hình ảnh và CTA sao cho nổi bật khi người dùng sử dụng chế độ Dark Mode.
- Cá nhân hóa: Viết email theo cách bạn giao tiếp trực tiếp với người nhận, gọi tên họ và sử dụng giọng điệu gần gũi, thân thiện.
- Tiêu đề gây chú ý: Tiêu đề cần đủ hấp dẫn để khiến người nhận “dừng lại” và mở email để đọc tiếp.
Để tối ưu nội dung hiệu quả nhất, bạn cần thử nghiệm các kiểu nội dung và cách viết khác nhau, sau đó điều chỉnh dựa trên dữ liệu thực tế thu thập được.
Ngoài ra, đừng quên tuân thủ các quy định quan trọng về email marketing (sẽ được đề cập ở cuối bài).
Lưu ý: Tối ưu khả năng đọc email là yếu tố quan trọng để triển khai chiến dịch email marketing thành công.
4.3. Phân đoạn email marketing
Phân đoạn email là việc chia nhỏ danh sách email của bạn thành các nhóm dựa trên đặc điểm, hành vi và mục tiêu tương tự, nhằm gửi email một cách hiệu quả hơn.
Khách hàng thường chỉ quan tâm đến những nội dung liên quan và cá nhân hóa dành riêng cho họ. Vì vậy, việc gửi email chung cho toàn bộ danh sách không phải là chiến lược hiệu quả.
Càng phân đoạn rõ ràng và cụ thể, bạn càng có cơ hội làm hài lòng khách hàng và tạo ra sự tương tác tốt hơn.
Bạn có thể phân đoạn theo nhiều cách khác nhau:
- Phân nhóm theo chủ đề: Tạo các danh sách email với các chủ đề cụ thể ngay từ khi thu thập.
- Phân nhóm theo giai đoạn: Ví dụ, phân chia theo các giai đoạn như Nhận thức, Cân nhắc, và Quyết định.
- Phân nhóm theo chức danh: Dựa trên thông tin người dùng cung cấp khi điền form đăng ký.
- Phân nhóm theo mức độ tương tác: Dựa vào điểm tiềm năng cộng hoặc trừ từ các hành động như mở email, click link.
- Phân nhóm theo hành vi: Chẳng hạn, phân nhóm người đã xem sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể dựa vào việc theo dõi các URL click.
Tùy vào từng nhóm đối tượng, bạn có thể thiết kế các chiến dịch email phù hợp, mang lại hiệu quả cao nhất.
4.4. Cá nhân hóa email marketing
Theo báo cáo của Litmus năm 2021, 80% khách hàng cho biết họ muốn mua hàng từ các thương hiệu cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa. Hơn nữa, 83% khách hàng cũng sẵn sàng chia sẻ dữ liệu cá nhân để có được trải nghiệm cá nhân hóa tốt hơn.
Dưới đây là một số cách để cá nhân hóa chiến dịch email marketing:
- Thêm trường tên trong biểu mẫu đăng ký: Sử dụng tên khách hàng để chào họ một cách chính xác trong nội dung email. Các công cụ email marketing đều hỗ trợ tính năng này.
- Gửi nội dung theo vòng đời khách hàng: Chỉ gửi email tương ứng với giai đoạn mà khách hàng đang trải qua.
- Cá nhân hóa dựa trên hành vi tương tác: Gửi nội dung liên quan đến hành động khách hàng đã thực hiện như mở email, click vào liên kết.
- Gửi nội dung theo điều kiện: Ví dụ, nếu khách hàng mở email A, bạn gửi tiếp email B, còn nếu họ click vào link trong email A, gửi tiếp email C.
- Cá nhân hóa theo sự kiện đặc biệt: Gửi email chúc mừng sinh nhật, kỷ niệm hoặc các sự kiện cá nhân quan trọng.
- Giao tiếp như giữa các cá nhân: Ví dụ, gửi email từ một người cụ thể trong công ty, như “Thanh Tuấn, HomeNest.Media gửi email cho bạn Vi Khánh.
- Thêm chữ ký cá nhân: Cung cấp một chữ ký cá nhân trong email để tạo sự gần gũi hơn.
- Sử dụng ảnh avatar cá nhân: Thay vì logo công ty, bạn có thể sử dụng ảnh đại diện cá nhân hóa.
- Viết CTAs liên quan và hữu ích: Thay vì các câu gọi hành động chung chung như “Đọc ngay” hay “Click tại đây”, hãy tạo ra những lời kêu gọi hành động cụ thể và hấp dẫn hơn.
- Thêm tính cách cá nhân độc đáo: Phản ánh đúng tính cách thương hiệu trong cách viết và giao tiếp.
Những cách này sẽ giúp bạn tạo ra một chiến dịch email marketing cá nhân hóa, khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm và dễ dàng tương tác hơn.
Đoc thêm: Quy trình xây dựng trải nghiệm khách hàng
4.5. Tự động hóa email marketing
Đây là phần thú vị nhất trong email marketing, khi bạn có thể tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa cao cho hàng trăm nghìn khách hàng tiềm năng mà không cần quá nhiều nhân sự.
Hầu hết các công cụ email marketing tôi đã giới thiệu đều cung cấp tính năng tự động hóa, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Có hai kiểu tự động hóa chính:
- Tự động trả lời email: Thiết lập hệ thống trả lời tự động khi khách hàng phản hồi email của bạn.
- Thiết lập workflows: Cài đặt luồng email tự động để gửi các thông điệp theo kịch bản bạn đã vẽ sẵn.
Vậy làm thế nào để thiết lập email workflows?
Tự động hóa email marketing thông qua workflows có nghĩa là bạn cần xây dựng một kịch bản chi tiết với ba quyết định quan trọng:
- Điều kiện nào để đưa người dùng vào chiến dịch?
- Điều kiện nào để loại người dùng ra khỏi chiến dịch?
- Điều kiện nào để quyết định tiếp tục chiến dịch với luồng A hay luồng B?
Ngoài ra, bạn cần cân nhắc:
- Mục tiêu của chiến dịch
- Trạng thái, phân đoạn và vòng đời của người dùng
Dưới đây là một ví dụ về 4 chiến dịch bạn có thể thiết lập khi khách hàng tiềm năng đăng ký:
Trong chiến dịch này, bạn sẽ dựa vào mức độ tương tác của khách hàng để đưa họ vào chiến dịch chính, từ đó tối ưu hóa khả năng chuyển đổi.
Email này có mục đích làm tăng thêm sự cam kết, tăng tỷ lệ mở email lần sau cao hơn.
Lưu Ý: Tại chiến dịch chào mừng này, khi người đăng ký chọn NO, bạn có thể xem xét lựa chọn hành đồng khác nếu bạn thấy phù hợp.
Khi user được thêm vào chiến dịch Newsletter, bạn có thể gửi nội dung liên quan hàng tuần cho họ.
Đặc biệt, chiến dịch này nên dựa vào mức độ tương tác như mở email (Open) hoặc nhấp chuột (Click) để cộng hoặc trừ điểm tiềm năng. Dựa trên điểm số này, bạn có thể quyết định có nên tiếp tục gửi email hay không.
Nếu người dùng tương tác tốt và điểm tiềm năng đạt đến một mức nhất định, bạn có thể chuyển họ sang chiến dịch A, nhằm nâng cấp giai đoạn của người dùng.
Trong chiến dịch này, bạn sẽ gửi email với nội dung cá nhân hóa mạnh mẽ hơn, đồng thời thúc đẩy mục tiêu của bạn một cách quyết liệt hơn.
Tiếp tục theo dõi mức độ tương tác của người dùng trong chiến dịch này để tính toán điểm tiềm năng:
- Nếu người dùng tiếp tục tương tác, bạn sẽ tiếp tục gửi email.
- Nếu người dùng không tương tác (đạt đến ngưỡng nhất định), hãy chuyển họ sang chiến dịch tái kích hoạt (re-engagement) hoặc đưa họ quay lại chiến dịch Newsletter, tùy thuộc vào kịch bản bạn đã thiết lập.
Chiến dịch này nhằm nhắc nhở khách hàng rằng:
“Bạn đã không tương tác trong một thời gian, tôi sẽ ngừng gửi email cho bạn trừ khi bạn cho tôi biết chủ đề nào sẽ phù hợp hơn với bạn.”
Mục đích của chiến dịch này là để người dùng suy nghĩ lại về việc đăng ký nhận email, sử dụng hiệu ứng tâm lý sợ mất mát, khiến đa số khách hàng sẽ quay lại nếu nội dung bạn cung cấp đủ giá trị.
Bạn có thể đảo ngược chiến dịch A để xuất hiện trước chiến dịch Newsletter. Tiếp tục theo dõi mức độ tương tác, và khi người dùng tương tác ít hơn, bạn có thể chuyển họ sang bản tin hàng tuần. Nếu tương tác vẫn tiếp tục giảm, hãy quay lại chiến dịch tái kích hoạt.
Đây chỉ là một ví dụ minh họa, và kịch bản cùng workflows chính xác sẽ tùy thuộc vào cách bạn thiết kế, dựa trên hiểu biết của bạn về đối tượng mục tiêu.
Tuy nhiên, có một vấn đề phổ biến mà nhiều người gặp phải:
Thiết lập Workflows quá phức tạp.
Có thể bạn muốn cá nhân hóa mọi thứ một cách tối đa. Nhưng từ kinh nghiệm triển khai nhiều dự án Automation Marketing, tôi không khuyến khích việc thiết lập Email Workflows quá phức tạp.
Thay vào đó, bạn nên giữ:
- Workflows đơn giản và rõ ràng.
- Tập trung vào nội dung có giá trị cao cho người đăng ký.
- Tạo nhiều chiến dịch riêng biệt như chiến dịch A (có thể kèm theo chiến dịch Newsletter gửi bản tin cá nhân hóa hàng tuần) cho từng nhóm khách hàng và từng giai đoạn cụ thể.
Với cách làm này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ hệ thống email marketing, đồng thời nhanh chóng nhận diện các điểm chưa hiệu quả để tiến hành tối ưu hóa.
5. Phân tích email marketing
NOTE: Tất cả những nội dung hướng dẫn ở trên chỉ là cơ sở để bạn bắt đầu nhanh. Để triển khai email marketing hiệu quả bạn chạy thực tế, thu thập dữ liệu để phân tích, thử nghiệm các phương pháp tối ưu khác nhau.
5.1. Phân tích số liệu
Hãy xem lại bảng dữ liệu chỉ số trung bình của email markeing theo từng ngành.
Trong đó:
- Delivered: Số email gửi đi thành công.
- Open Rates: Tỷ lệ mở email (Số email mở / Số email gửi đi).
- Click-Through Rates (CTR): Tỷ lệ click (Số email click / Số email gửi đi).
- Click-to-Open Rates: Tỷ lệ click trong số email đã mở (Số lượt click / Số email mở).
- Unsubscribe Rates: Tỷ lệ hủy đăng ký (Số lượt hủy đăng ký / Số email gửi đi).
Để nhận diện vấn đề, bạn cần so sánh dữ liệu thực tế của chiến dịch với các chỉ số trung bình ngành. Có thể so sánh tổng thể chiến dịch hoặc phân tích từng chỉ số của mỗi email gửi đi.
Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến kết quả không mong muốn ở từng chỉ số:
- Delivered: Liên quan đến hệ thống hoặc công cụ gửi email, có tuân thủ đúng các quy định như CAN-SPAM và vượt qua bộ lọc spam hay không.
- Open Rates: Liên quan đến tiêu đề email, thời gian gửi và giá trị mà người nhận cảm nhận được từ các email trước đó.
- CTR: Liên quan đến việc nội dung trong email có đủ hấp dẫn và giá trị để người nhận thực hiện hành động hay không.
- Unsubscribe Rate: Có thể do nhiều yếu tố kết hợp lại, khiến người đăng ký cảm thấy không hài lòng và chọn hủy đăng ký.
5.2. Thử nghiệm
Khi bắt đầu gửi email, bạn nên thử nghiệm các kịch bản khác nhau và sử dụng nhiều loại nội dung, quà tặng khác nhau để tìm ra phương pháp hiệu quả nhất.
Các công cụ email marketing thường hỗ trợ tính năng A/B test, cho phép bạn thử nghiệm và so sánh các yếu tố để xác định phương án tối ưu. Ví dụ:
- Sử dụng cùng một tệp, cùng phân đoạn, và mẫu email tương tự.
- Tạo ra 2 phiên bản email A và B, trong đó chỉ khác nhau ở một yếu tố, chẳng hạn như kích thước của CTA.
- Chạy thử nghiệm và theo dõi kết quả để xem email nào có hiệu suất tốt hơn.
Tương tự, bạn có thể thử nghiệm với các yếu tố khác để từ từ tìm ra nội dung tối ưu nhất.
Lưu ý: Khi thực hiện A/B test, chỉ nên thay đổi một yếu tố tại một thời điểm và đảm bảo rằng bạn có đủ mẫu thử nghiệm để có kết quả đáng tin cậy.
6. Một số Quy định về Email
Có một số quy định chung về email mà bạn nhất định phải biết khi triển khai email marketing, thậm chí là tuân thủ khi gửi email thông thường.
6.1. CAN-SPAM
Xem thêm trên website FTC để biết thêm thông tin pháp lý cụ thể về luật CAN-SPAM.
6.2. GDPR
GDPR (General Data Protection Regulation) là quy định chung về bảo mật dữ liệu người dùng, không chỉ áp dụng cho email marketing mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình theo dõi và xử lý dữ liệu của khách hàng.
Quy định này mang lại quyền cho khách hàng, cho phép họ quyết định có đồng ý cho phép theo dõi dữ liệu cá nhân của mình hay không. Nếu bạn xây dựng được mối quan hệ đáng tin cậy, khách hàng sẽ chọn đồng ý và tiến tới việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ thương hiệu của bạn.
Mặc dù GDPR hiện tại chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động tại Liên minh Châu Âu (EU), nhưng đây là xu hướng toàn cầu. Vì vậy, dù bạn kinh doanh ở Châu Á hay khu vực khác, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn sàng để tuân thủ quy định này.
Một số điểm quan trọng của GDPR bao gồm:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng khi yêu cầu sự đồng ý từ khách hàng để lưu trữ thông tin cá nhân của họ.
- Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết và có liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn.
- Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu một cách an toàn, chỉ sử dụng cho các mục đích đã thỏa thuận.
- Lưu giữ dữ liệu chỉ khi có lý do hợp lý và phục vụ cho mục đích kinh doanh chính đáng.
- Xóa dữ liệu liên lạc khi có yêu cầu từ khách hàng.
- Cho phép khách hàng dễ dàng hủy đăng ký hoặc cập nhật thông tin tùy chọn của họ.
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu truy cập dữ liệu của khách hàng một cách nhanh chóng.
- Lưu trữ hồ sơ về các biện pháp tuân thủ GDPR để chứng minh tính hợp lệ trong quy trình của bạn.
Bạn cần đọc kỹ về hướng dẫn GDPR để biết cách triển khai đúng.
Khách hàng hiện nay nhận thức rất cao về bảo mật dữ liệu cá nhân, triển khai GDPR sớm cũng là một cách tăng cường uy tín của thương hiệu.
Lời kết
Email marketing là một công cụ mạnh mẽ mà bạn có toàn quyền sở hữu và kiểm soát. Nó giúp bạn giao tiếp trực tiếp 1-1 với khách hàng, cá nhân hóa thông điệp và tự động hóa các chiến dịch với quy mô lớn.
Khi triển khai hiệu quả, email marketing sẽ trở thành yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.
Để đạt được điều đó, bạn chỉ cần nắm vững phương pháp triển khai đúng đắn. Các vấn đề kỹ thuật và thực thi cụ thể đều có sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp công cụ hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp, như HomeNest.Media Branding.
Tìm hiểu ngay dịch vụ Automation Marketing của HomeNest.Media để nhận hỗ trợ triển khai hệ thống email marketing cho doanh nghiệp bạn.
Hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline 0898 994 298 để được tư vấn chi tiết.
